6.1 Kvalitative og kvantitative intervju

I denne evalueringen har evalutøren deltatt som fasilitator i prosessen, det vil si både deltakende og obervatør. Dette har dannet grunnlag for beskrivelsene og egenevaluering. I tillegg til dette har de involverte foreldre gitt muntlig tilbakemelding på opplevelsen. Samtlige ansatte i Forebyggende helsetjenester har fått mulighet til å besvare et spørreskjema med åpne spørsmål knyttet til prosessen. Evalueringen bygger dermed på både kvalitative og kvantitative data.

6.2 Foreldrenes tilbakemeldinger

Tilbakemeldingene fra foreldrene ble hentet inn i samtaler mot slutten av samlingen der de gav sine innspill. Foreldrene gav tilbakemeldinger om at de hadde satt pris på å bli invitert til å komme med tilbakemeldinger på hvordan deres opplevelse, som foreldre til barn med funksjonshemming av hva de hadde fått av hjelpe og støtte og hva de hadde savnet eller ikke vært fornøyde med som god. Samtlige av foreldrene som ble invitert takket ja til invitasjonen. Å komme sammen med andre i samme situasjon i rammen av en prosess i gruppe synes de var god. De kjente lite eller ikke til hverandre fra før, men de møttes med det felles å ha mottatt tilbud fra Forebyggende helsetjenester over år. Flere av foreldrene snakket om at de opplever at de har liten tid i hverdagen. Omsorgsoppgavene er store kombinert med jobb. En av foreldrene uttrykte at samlingen var nok en ting- å delta på som tar tid, samtidig som det var en viktig arena for å komme med innspill. Flere uttrykte et ønske om kompensasjon eller frikjøp fra jobb til møter og samlinger, det ville lettet hverdagene.

Verktøyet «brukerreisen» la opp til at alle kunne komme med sine innspill, og bidro på den måten i at noen svarer mer enn andre. Deltakerne fremsto som engasjerte i oppgaven, de tenkte og noterte hver for seg. Det ble også samtaler om det som kom frem underveis. Noen opplevelser var felles, men de lærte også noe av hverandre. De skriftlige innspillene og samtalene bidro til at de bygget på hverandre, og tilbakemeldingene ble mer detaljerte. Foreldrene gav tilbakemelding om at kvelden hadde vært veldig bra, både å treffe andre foreldre og måten de jobbet på. En av deltakerne sa blant annet at «alle fikk sagt sitt, på sin måte».

Flere av deltakerne uttalte viktigheten av at deres innspill kommer frem er viktig i utviklingen av gode og treffsikre tjenester. De var positivt overrasket over at kommunen ønsket å høre fra dem og inviterte til en slik samling. En av foreldrene gav uttrykk for at slike evalueringer med de det gjelder bør være regelmessige og ligge i rutinen når det gjelder tjenesteutvikling.

To av de foresatte ble spurt om å være med å dele de oppsummerte innspillene med tjenesten, noe de ønsket. De gav tilbakemelding om at det var et viktig oppdrag, ved at det treffer de ansatte på en nær måte når det er de det gjelder som formidler budskapet. De uttrykte at det hadde vært veldig bra og at de følte seg hørt.

Foreldrene har blitt invitert til å utdype sine tilbakemeldinger på prosessen skriftlig eller muntlig i samtale med evaluatør. En av deltakerne har gitt skriftlig tilbakemelding.

6.3 De ansattes tilbakemeldigner

Samtlige ansatte, omtrent 40 stykker fikk tilsendt en lenke til et skjema for tilbakemeldinger. Skjema er utformet på en måte som gjør at det kan benyttes i etterkant av ulike aktiviteter. Spørsmålene er tatt ut ifra evalueringsplanen til prosjektet og lyder som følger. Samtlige av de 30 ansatte som var til stede fikk tilsendt skjema, det ble også sendt ut en påminnelse. 8 valgte å svare, inkludert leder. Som evalutør har jeg oppsummert svarene, tatt med noen sitater ut fra hva jeg vurderer som relevant i forhold til denne evalueringen.

Ansatte gav tilbakemelding om at de hadde blitt opptatt av det som ble formidlet, blant annet innspillene til hva som er en god koordinator og at tjenesten må møte familier på gode måter og se de som helhet og også kunne tilby hjelp og støtte til søsken og foreldre. Gode planer som involverer flere tjenester og nivå med utgangspunkt i familiens behov er nødvendige. En ansatt gav uttrykk for ønske om å imøtekomme samtlige av ønskene og behovene som kom frem, men uttrykte samtidig bekymring over tjenestens knapphet på ressurser til å kunne gjennomføre dette.

Videre understreket ansatte viktigheten av å spørre dem det gjelder. Det hadde vært mange nyttige tilbakemeldinger, både om det som er bra, men ikke minst om hva som kan forbedres.

En av de ansatte hadde blitt overrasket over at foreldrene var så glade for å bli spurt om å dele erfaringene sine. Samtidig som det å høre foreldre fortelle om egne erfaringer gav inntrykk. En av de ansatte svarte at den ble imponert over engasjementet og tilliten de viste oss. En annen kommenterte at å høre på at foreldrene presenterte innspillene ved en samtale i ro og mak gav refleksjoner hos oss. Det gjorde også gruppesamtalene de ansatte deltok i etterkant av presentasjonen også legger vedkommende til.

En av de ansatte svarte at den ble ydmyk og kjente på et forvalteransvar for hvordan erfaringene de formidlet ble brukt i etterkant. Foreldrene var også veldig opptatt av dette. Når vi setter i gang medvirkningsprosesser er vi forpliktet til å følge opp. En annen svarte at tilbakemeldingene må systematiseres og brukes i forbedringsarbeidet.

Videre gav ansatte tilbakemelding om at «brukerreisen» var en metode som fungerte god og bør gjentas, da alle fikk mulighet til å dele sitt og at god og trygg ledelse av økta med de ansatte virket motiverende på foreldrene.

Hva var bra?

På spørsmål om hva de ansatte syntes var bra svarer flere at det var veldig fint å høre brukerstemmene fortelle om deres opplevelse og hva de har behov for, en svarte «vi fikk utvidet forståelsen vår, og fikk hjelp til å ta foreldrenes perspektiv». Flere trekker også frem refleksjonen i gruppene i etterkant av presentasjonen.

Flere trekker frem metodene, ledelsen og kommunikasjonen med foreldrene, en svarer «det var gjort et forarbeid som gav samlet inntrykk, visuelt og med ord. Det ble derfor enklere å følge samtalen med de to foreldrene. Rid og ro og flyt var bra».

En annen svarer «Fasilitator gjør en veldig viktig og bra jobb med hensyn til å drive dette arbeidet, hennes metoder, entusiasme og «gode lag med folk» er en veldig viktig suksessfaktor. En annen trekker frem nytten, entusiasmen og gleden med et samarbeid med «dem det gjelder», og også fagfolk på tvers av avdelinger.

Hva kunne vært gjort annerledes?

Noen var usikre på om foreldrene som presenterte i lyttemøtet var et par eller ikke, dette kunne kommet tydeligere frem. Flere ønsket at det hadde vært satt av bedre tid til både presentasjonen og refleksjonen i gruppene i etterkant, mens andre syntes det var bra som det var. En av de ansatte svarte at resultatene kunne blitt systematisert, brukt og delt ut fra avdelingen, slik at det hadde blitt indre «ildsjel» preg over arbeidet med medvirkning. Videre ønsket en av de ansatte folkehelseprosjektet «Mitt Færder» kunne blitt enda mer en tydelig del av det arbeidet som gjøres.

En annen ønsket å vite litt mer om hva som var barnas utfordringer og stiller spørsmål om det hadde vært trygt å åpne for spørsmål til foreldrene som presenterte fra ansattgruppen som lyttet.

På hvilken måte har vi klart å sette i gang gode prosesser som kan ha positive konsekvenser?

Flere svarer at slike prosesser gir større forståelse av og fokus på hva innbyggerne har behov, blant annet større forståelse for viktigheten av en trygg og god IP koordinator. Refleksjon rundt hvordan tjenesten oppleves fra utsiden og hvordan tilbud kan bli bedre er viktig læring. Mange nyttige tilbakemeldinger som kan brukes i det videre arbeidet for å lage bedre flyt og større oversikt for brukergruppa.

En av de ansatte svarte: «Foreldrene fikk anerkjennelse for sin situasjon og alt arbeidet de gjør for å hjelpe og støtte barnet sitt. Ansatte fikk viktig innsikt fortalt på en måte som berørte- og vil for noen føre til endret adferd og prioriteringer i møte med foreldre».

En annen ansatt svarte at tiden vil vise hva dette har satt i gang, og la til at mange gode forslag og fornuftige tanker og ideer til forbedringer av tjenesten ikke blir gjennomført, primært fordi toppledelsen i kommunen mener man ikke har økonomi til å prøve det ut.

6.4 Leder i forebyggende helsetjenesters tilbakemeldinger

Hva ble du særlig opptatt av?

Leder av forebyggende helsetjenester ble særlig opptatt av at brukerreisen gav konkrete innspill fra foreldre som delte erfaringer. Hun la til at foreldrene brukte tid og energi på å dele erfaringer og at det er viktig å vise foreldrene at vi var tillitten verdig, det vil si å følge opp det som er lovet.

Hva var bra?

Leder mener at ved å innhente stemmene til de det gjelder, kommer ideer, innspill og erfaringer som vi ellers ikke hadde fanget opp frem.

Hva kunne vært gjort annerledes?

Leder har ingen innspill til hva som kunne vært gjort annerledes, men understreker viktigheten av å sette av tid til å følge opp det som kommer frem i prosesser som involverer ansatte eller brukere. Hun legger til at det er viktig med en forventningsavklaring i forkant og utdyper svaret med at det ikke er alle innspill tjenesten har mulighet til å realisere, men alle innspill vurderes og tas med når prioriteringer landes.

På hvilken måte har vi klart å sette i gang gode prosesser som kan ha positive konsekvenser?

Brukerreisen og erfaringer som ble delt derifra til alle ansatte i Forebyggende helsetjenester har resultert i at vi har fått større forståelse for utfordringer familier kan ha når de har barn med sammensatte behov. Dette endrer måten vi møter disse familiene på. Søskenperspektivet har blitt viktigere. Brukerreisen har også resultert i at vi nå søker om midler til å gjennomføre tiltak/ tilbud som ble foreslått av foreldrene selv, slik at det har hatt direkte påvirkning på tjenestetilbudet til denne gruppen.

6.5 Analyse av funn og drøftinger

På bakgrunn av tilbakemeldingene fra foresatte, ansatte og leder som var involvert i denne prosessen, vil funnene i det følgende bli sett opp mot målsetting, hensikt med og ønsket resultat av prosessen.

Hensikten med prosessen var å innhente råd og innspill fra foreldre med erfaring. I Færder er det mange foreldre som har barn med ulike funksjonshemminger, og mange kunne vært invitert. Et utvalg ble gjort av ledelsen i Forebyggende Helsetjenester. Det er sannsynlig at perspektiver ikke kommer med når man går for et mindre utvalg, samtidig som vi fikk gå i dybden med de som var til stede. Samtalene viste at foreldrene hadde flere liknende opplevelser med de kommunale tjenestene, både det som hadde vært bra og det de hadde savnet. I forkant av samlingen med foreldrene hadde vi gjort rommet klart, med verktøyet og enkel bevertning. Vi åpnet kvelden med en samtale der alle delte informasjon om hvem de og familien var og om tankene og forventingene til kvelden, også leder og fasilitator bidro. Målet var å skape et trygt rom, der foreldrene kunne bidra med senkede skuldre. Av respekt for foreldrenes kunnskap var det ingen spørsmål som kunne virke begrensende på deres mulighet til å dele akkurat det de var opptatt av. Det vil på den andre siden si at vi de ansatte i tjenesten kanskje ikke fikk svar på noe de var opptatt av. Foreldrene gav uttrykk for at de var både overrasket og positive til at kommunen spurte om deres råd, samtidig som noen gjennom samlingen gav uttrykk for at alt utenom arbeid og familie bør det være en kompensasjon for. Dette er noe kommunen bør ta hensyn til, ettersom det er mål om å være en samskapende kommune med kunnskapsbasert praksis, som sørger for å innhente stemmene til de det gjelder- og liknende samlinger vil bli arrangert.

Verktøyet brukerreisen ble valgt fordi vi mente at det både kunne gi foreldrene mulighet til å gi tilbakemeldinger på det de var opptatt av, men også fordi verktøyet legger opp til en kreativ prosess. Brukerreisen er en mal på et større ark som bidrar til å skape klarhet, forståelse og overblikk. Det er en forutsetning for å medvirke at man forstår hva oppgaven handler om. Verktøyet er enkelt å jobbe sammen på, man limer varseltrekanter og følelseskort på, noterer ned, det vil si zoomer inn for så å heve blikket og zoome ut. Samtalene, bevegelsen rundt bordet og et verktøy som legger opp til kreativitet gir engasjerte deltakere, som er i flytsonen, arbeider godt og gir mange innspill. Våre observasjoner og samtalen i etterkant bekreftet at dette var en metode og et verktøy de likte godt. Deltakerne gav tilbakemelding på at de fikk sagt det de ville på sin måte, samtidig som leder gav tilbakemelding på at innspillene var konkrete og gav tjenesten verdifull kunnskap, forståelse og perspektiv som ikke hadde kommet frem dersom vi ikke hadde hatt invitert inn.

Inviterer man inn mennesker med ulike funksjonshemminger, sosiale, fysiske eller psykiske er det viktig å benytte verktøy som er tilpasset og sørger for trygghet for de som deltar. Vi har et særlig ansvar for å få stemmene til de sårbare med, (FNs bærekraftsmål) så dette må også inkluderes. 

Leder var klar på at hun var dypt takknemlig over at de hadde satt av tid til å gi sine råd, at rådene må tar på alvor og at forventningsavklaring må være klart. I denne og andre prosesser må dette avklares. De som stiller opp må vite hva hensikten med samlingen er, hvem som eier møtet og hva rådene skal brukes til. Erfaring fra andre innbyggere er at de kan bli lei av medvirkning fordi de ser ingen endring i etterkant av medvirkningsprosesser.  Det er ikke etisk forsvarlig å be om råd, dersom man ikke har noen intensjon av å gi fra seg makt og la det som komme frem være med å bestemme retningen. Samarbeidsrapport-NIBR-UniRokkansenteret-2013-web.pdf (ks.no)

Innspillene på brukerreisen ble transkribert, oppsummert og visualisert. Hensikten var å skape klarhet og oversikt over det som var kommet frem. Visualiseringen ble sendt ut til deltakerne som kunne komme med innspill på tilbakemeldingen for å kvalitetssikre oppsummeringen. Ingen av deltakerne hadde ønske om endringer og visualiseringen ble skrevet ut på A0. Det krever tid, utstyr og kompetanse å oppsummere visuelt. Tilbakemeldingene fra alle involverte var at visualiseringen var viktig og den investeringen som kreves vurderer jeg er klok og nødvendig for å få frem det viktige budskapet på en god måte. Et av innspillene fra de ansatte var at rådene med fordel kunne deles opp, slik at de ble særlig relevante fra hvert enkelt team. Dette ville spisset det, samtidig som flere av rådene er teamovergripende, og det helhetlige bildet kunne blitt mer utydelig.

Av gruppen foreldre ble to valgt til å representere alle innspillene og rådene som hadde kommet inn. De som deltok, gav tilbakemelding om at de i denne delen hadde opplevd trygghet og god ledelse. Flere av de ansatte lurte på om de to som presenterte var foreldre til samme barn eller representerte to. Ingen spurte om det underveis i presentasjonen, men burde kommet tydeligere frem. En tilbakemelding fra ansatte var spørsmålet om det kunne vært åpnet opp for spørsmål fra publikum. En slik dialog kunne blitt utrygg for foreldrene, ettersom de fikk oppfølging av enkeltpersoner i tjenesten som var til stede i lyttemøtet. På den andre siden kunne oppfølgende spørsmål ført til at innspillene og rådene ble utdypet slik at de ansatte fikk en dypere forståelse. Flere ansatte gav tilbakemelding om at presentasjonen av foreldrene gav viktig innsikt, på en måte som berørte. Videre at det for noen ville føre til endret adferd og prioriteringer i møte med foreldrene. Dette viser at prosessen traff på noe av målsettingen med lyttemøtet, der de det gjelder gir råd og innspill direkte til tjenesten de mottar hjelpe og støtte fra. Et slikt møte gir med dette noe annet enn en forelesning eller andre studier.

Lederen for forebyggende helsetjenester var klar på at innspillene skulle bli tatt med i utviklingen av tjenesten. Det kom imidlertid frem bekymring hos en av de ansatte i forhold til toppledelsens vilje til å prioritere eventuelle nye tiltak eller tilbud. Lederen var tydelig på forventningsavklaringen med foreldrene, noe som er viktig når man inviterer inn til medvirkningsprosesser. Slike prosesser krever at man er villig til å gi fra seg noe makt, og ta de involvertes stemmer på alvor, uten at alle ønsker kan bli oppfylt.

I forhold til prosessledelse mente de ansatte at metodene, fasilitators entusiasme og gode lag med folk var en viktig suksessfaktor. Foreldrene som deltok støtter opp om dette. Fasilitators nøytrale rolle i forhold til tjenesten og det som kommer ut av prosessen ble trukket frem som en suksessfaktor. Å få dette til krever ressurser. I kraft av folkehelseprosjektet har det vært en ressurs som kunne ha denne rollen, videre vil ansatte med kompetanse på fasilitering kunne stille opp for hverandre, dersom det er prosesser der det er en fordel av denne er nøytral.