7.1 Ledelsens i Oppvekst sin evaluering av folkehelseprosjektet

Ledelsen i oppvekst har gjennom en åpen intervjuguide med få spørsmål bidratt med viktig informasjon til evalueringen av prosjektets satsinger i sektoren.

Informantene utfyller hverandre i intervjuet og har mange svar som er nokså like. Dette handler nok om at de arbeider tett sammen og svarer således ut fra samme perspektiv. Evaluatør har av den grunn valgt å presentere funn samlet uten å skille på hvem som svarte hva.

Bakgrunn for satsingen

Oppvekstsektoren hadde hatt fokus på å styrke tverrfaglig samarbeid og ønsket ytterlige satsing på utviklingen av tjenestene i Familiens Hus. Når midlene til folkehelseprosjektet ble utlyst ble dette en mulighet som kommunen tok. Den helsefremmende forståelsen ble lagt til grunn, der nyttige tjenester, medvirkning og frivillighet er sentrale deler. Det er krav til medvirkning i lover og planer, og det har naturligvis vært jobbet med før folkehelseprosjektet, men det var ønske om å styrke fokuset og kompetansen, særlig blant barn og unge, ansatte og ledere i oppvekst. På spørsmål i oppstart om prosjektets målsettinger var for omfattende vurderer ledelsen i sluttfasen av prosjektet at det var klokt å planlegge bredt, da prosjektets satsinger har fått betydelige ringvirkninger ut over et større område. Informantene legger til at det helsefremmende fokuset har vært en klok strategisk inngang, ettersom fokuset på å styrke og fremme, er en ønsket retning i sektoren.

I hvilken grad tenker dere at oppvekst har benyttet seg av det tilbudet som prosjektet har?

Det har vært veldig mange aktiviteter i prosjektet, og mange tjenester har vært involvert. Primært de som er del av oppvekstsektoren, men også andre områder har vært del av prosjektet eller blitt inspirert av satsingen, som virksomheten for Helse og omsorg. Ledelsen er kjent med at Nav og tjenesten for psykisk helse og rus har vært del av medvirkningsgruppen «oppveksthjelpa» og har uttalt at i ordinære samarbeidsmøter at de ønsker å videreføre dette arbeidet etter prosjektperioden er over.

Hvilke konsekvenser har satsingen hatt?

Informantene trekker frem ledelsen i kommunen som første svar på dette spørsmålet. Ved prosjektstart var det en orientering om prosjektet og satsingene i kommunedirektørens ledergruppe. Retningen prosjektet ønsker å trekke kommunen i er fra såkalte 2.0 til 3.0, en samskapende kommune der flere aktører går sammen om å løse velferdsutfordringene. Den gang svaret at det ikke var aktuelt for kommunen som helhet å være med i den retningen. Det er nok flere grunner til at kommuneledelsen har endret oppfatning til at mot kommune 3.0 er veien å gå, men informantene er enige om at prosjektet har bidratt til denne endringen. Deres erfaring som del av ledergruppen er at stadig flere virksomheter etterspør fasilliteringskompetanse og ønsker involverende prosesser der innbyggere og ansatte er med i utviklingen av tilbud og tjenester. Virksomhetsdirektøren svarte «nå vil alle virksomhetsområder jobbe slik som oppvekst har gjort. Det viser veldig godt den utviklingen som har vært og som jeg er veldig glad for». Rådgiver la til at virksomheten har beveget seg fra medvirkning på et lavt nivå mot en økt bevissthet om verdien av samskapende prosesser.

Det har vært gjennomført en rekke involverende prosesser med barn, unge og voksne. Metodene har vært fysiske samlinger «innbyggerråd», mindre grupper og digitale spørreundersøkelser. Samtlige av tjenestene i Oppvekstsektoren har benyttet seg av prosjektet på ulike måter og grad. En av konsekvensene prosjektet har hatt er at stadig flere ønsker å spørre de det gjelder.

Gjennom en rekke innbyggerråd har innbyggernes stemme vært klar, det er ønske om en lett tilgjengelig tjeneste som møter innbyggerne med en holdning om at det er deres ønske og behov som er utgangspunkt for hjelpen og støtten. Alle innspillene fra innbyggerne har vært sentral i avgjørelsen om omorganiseringen der tjenesten «Færderstua» opprettes. Fokus på medvirkning, verktøy og metoder vil være del av utviklingen av tilbudet.

Prosjektet har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av samskapende prosesser i arbeidet med helhetlig plan for oppvekst. Kunnskapen prosjektet har bidratt med om involverende prosesser har ført til at dette er en plan mange har vært med å utforme. Alle ledere i sektoren fikk, ved modellering en plan med icebreakere, verktøy og metoder for medvirkning. I neste runde gjentok lederne planen i sine barnehager, skoler og hjelpetjenester som fasilitatorer. Konsekvensen av dette har vært at kompetansen på fasilitering har økt hos ledere og ansatte i helsektoren.

Et annet eksempel på endringer som prosjektet har bidratt til er at begrepet «kjærlighet» blir tatt med i Helhetlig plan for oppvekst. Begrepet blir brukt i Barnevernloven, men valget om å benytte det i planen som er under utarbeidelse er innspillene fra barn og unge som har kommet frem i prosjektet og handler om hvor viktig det er at vi faktisk endrer oss og gjør noe skikkelige annerledes valg fordi vi lytter, og lytter bedre.

«Det er et veivalg og verdiprinsipp vi beveger oss mot. Vi har rammer, men det betyr ikke at man ikke kan snakke med folk, og det de er opptatt av skal holdes høyt i samarbeidet med hver enkelt. Målet er å bidra til å styrke de som kommer til oss, gi de som har mistet det tilbake troen på seg selv.»

Hva er suksessfaktorene?

Ledelsen i oppvekst peker på flere faktorer som har bidratt til at dette har vært et prosjekt som har vært ledende i å endre en kultur i retning av økt fokus på og erfaring med å involvere de det gjelder i utviklingen av tilbud og tjenester.

• En nysgjerrig ledelse i oppvekst som ønsket utviklingen
• Satsingen var rigget som et prosjekt
• Satsingen hadde en prosjektleder i stor stilling med ansvar.  
• Personlige egenskaper og kompetanse hos prosjektleder i rollen som innovasjonsartist og fasilitator.
• Tid, prosjektmidler som strakk seg over seks år
• Styringsgruppe med ledelse som sikret forankring
• Man har våget å lytte og notert innspillene fra innbyggerne som har gitt klare signal om hva de har behov for.

Hva har vært viktig på veien mot mål?

Et viktig mål på vei mot en mer samskapende kommune er å gi mange erfaring med og kompetanse på verktøy og metoder for medvirkning. Gjennom satsing på ulike nivå og på tvers av tjenester har prosjektet bidratt med å bygge en kultur der det er større selvfølge å tenke medvirkningsprosesser i utviklingen av tjenestene. Et betydelig antall ansatte har økt kompetanse på fasilitering og kan benytte dette i sitt arbeid.

Samarbeidet og samskapingen med frivilligkoordinator har vært nyttig. Det har vært flere skifter av leder for denne delen av prosjektet, få erfaringer fra samarbeid mellom disse virksomhetene fra tidligere og et folkehelseprosjekt med omfattende ambisjoner. Dette har bremset aktiviteten i denne delen av prosjektet, men det har også gitt verdifulle leveranser, som elevene i valgfaget «innsats for andre» som er ute i frivillige oppdrag administrert i et samarbeid mellom skole og frivillighetskoordinator. I tillegg har appen NyBy der de som trenger hjelp fra frivillige legger ut oppdrag som de som ønsker å bidra kan velge. Frivillighetskoordinator har dessuten høy kompetanse på fasilitering, og samarbeidet med prosjektleder om flere prosesser.

Innovasjonsartisten betydning

Ved prosjektets oppstart var enkelte betenkte med satsingen og målsettingen. Det ligger i et prosjekts natur, og rollen til prosjektleder som også er innovasjonsartist med ansvar for implementering av prosjektet er viktig. Det handler om å vise vei, så noen frø, vente og så gå litt videre sier lederne. De legger til at egenskapene og strategien til innovasjonsartisten er avgjørende, og trekker frem lyttende, ydmyk og sjarmerende. Uten en strategi der man går sammen med de ansatte som er del av et prosjekt de ikke har bedt om, vil man ikke lykkes i samme grad.

Prosessene

Tilbakemeldingene vi som ledere har fått har fått på prosessene prosjektet har hatt ansvar for har vært gode. Et eksempel lederne trekker frem i den forbindelse er et større arbeid som virksomheten har arbeidet med i et par år, å sammen med ansatte og innbyggere lage en helhetlig plan for oppvekst. Med utgangspunkt i erfaringene og kompetansen i prosjektet fikk prosjektleder ansvar for å lage en prosess og modellere denne for alle ledere i Oppvekstsektoren. Lederne observerte stort engasjement, mye energi og glede i rommet da prosessen ble gjennomført. Dette ville man ikke oppnådd ved en forelesning, utbytte av en deltakende prosess er større for alle involverte. «man trenger ikke spørre om hvordan opplevelsen var, men ser det», sier en av lederne i intervjuet. Et annet eksempel er samlinger der vi benytter metoden open space, etter en innledning så «kaboom, så er alle i aktivitet».

Et annet eksempel lederne trekker frem er betydningen prosjektet har hatt for et nytt prosjekt Færder fikk tildelt fra fylkeskommunen. Dette prosjektet heter «Sammen mot» og er rettet mot forebygging av vold og overgrep. En del av målsettingen er å utarbeide et undervisningsopplegg for elever i barne- og ungdomsskole. Tema for opplegget er «vold og overgrep», og har som formål å forebygge. Med utgangspunkt i Mitt Færders erfaringer og kompetanse valgte man å innhente stemmene fra barn og unge innledningsvis i prosjektet. Som alternativ til å gjøre noe klart, for så å få innspill på det.

En av konsekvensene prosjektet har hatt er at det nå etableres en ny tjeneste i virksomhet for oppvekst. Bakgrunnen for dette er summen av alle innspill fra særlig unge og voksne som har gitt uttrykk for at de ønsker seg et lavterskeltilbud der det er en dør inn til fagfolk, hjelp og støtte. Erfaringene med medvirkningsprosesser blir viktige også i utviklingen av dette tilbudet.

Avslutningsvis i intervjuet oppsummerer en av lederne at prosjektet har gjort bidratt til økt bevissthet og erfaring med medvirkning, og dermed en positiv endring i hverdagene for barn og unge. En av lederne legger til at flere verktøykasser med metoder for medvirkning bør ut til lærere. Ved å benytte seg av dette blir flere barn og unge mer delaktige i undervisningen og læringsvolumet øker.

Ved prosjektets slutt har vi gjort mange erfaringer og arbeidsmåter, enkelte rutiner og strukturer er endret. Vi hadde et ønske om å gjøre stillingen som fasilitator bærekraftig, men det har vi ikke lykkes med. Ledergruppa vil følge veldig nøye med på om satsingene videreføres uten en ressurs som har rollen som innovasjonsartist og fasilitator. Denne kompetansen og måten å jobbe på er det behov for fremover. I helhetlig plan for oppvekst har vi utviklet en modell der den ytterste sirkelen beskriver systemforutsetninger. Innovasjon, samhandling, samskaping og medvirkning er viktige prinsipper for å realisere denne planen.

Erfaringer om medvirkningsprosesser kan deles, men prosessene er helt sentrale. «Du må gå veien selv» sa en av informantene.

Enkelte tiltak er relativt enkle å etablere, slik som Ungdomsråd som var mål i delprosjektet for medvirkning. Arbeidet med å utvikle gode metoder for medvirkning, endre en kultur til å i større grad ønske og innhente stemmene til de det gjelder krever mer tid. Det er viktig å være tålmodig i dette arbeidet. Vi åpner nå opp for å ta medvirkning, samskaping og innovasjon på alvor. Dette hadde vi ikke vært i gang med på samme måte om det ikke hadde vært for prosjektet, som utrettelig og vennlig har kommet med drypp og sådd inspirasjon til oss alle.

7.2 Egenevaluering fra prosjektleder

Prosjektleder i folkehelseprosjektet har som det kommer frem hatt rollen som fasilitator i en rekke prosesser. Det er også prosjektleder som har gjennomført denne egenevalueringen. Prosjektleder er en praktiker uten spesialisert kompetanse på evaluering. Som prosjektleder og evaluatør har vedkommende god oversikt over alle detaljer, noe som kan være vanskelig å skaffe seg for en utenforstående. Faren ved denne kunnskapen er at det kan være utfordrende å se helhetene og overse strukturelle forutsetninger for det som skjer. (baklien).

Prosjektleder er bevisst dette, og vil i det følgende gi en så nøytral beskrivelse og evaluering som mulig.

Prosjektet startet opp med tre adskilte delprosjekt, som etter hvert har blitt mer helhetlig. Når man skal utvikle trygge og treffsikre tjenester der innbyggernes stemmer er del av den kunnskapsbaserte praksisen så utviskes særlig grensen mellom delprosjektene Familiens Hus og Medvirkning bort. Som prosjektleder, eller innovasjonsartist må man ha egnede egenskaper og ferdigheter. Å bidra til å bygge en kultur der vi går fra å være usikre på å spørre de det gjelder til å være usikre når vi ikke har spurt krever tid og tålmodighet. Timing er viktig i nye prosjekt og satsinger. Gjennom prøving, evaluering og justeringer har vi fått erfaring og en verktøykasse med metoder og verktøy for medvirkning. Samtlige hjelpetjenester for barn og unge har på ulike måter vært involvert. Underveis i prosjektperioden har prosjektleder stoppet opp og stilt spørsmål til involverte om hvordan det vi gjør fungerer, hva er suksessfaktorer og bremseklosser. Ut ifra tilbakemeldingene er mål og tiltak justert.

Som del av oppvekstsektoren har hjelpetjenestene felles målgruppe og deler målet om å støtte, styrke og hjelpe barn, unge og foresatte i kommunen. Hverdagen i de ulike tjenestene kan imidlertid være ulik. Ansatte, rutiner, arbeidsmengde, fokus og kulturer varierer. Når noe nytt skal implementeres i vanlig drift, slik prosjektet skulle er timing viktig. Som innovasjonsartist har timing vært viktig. Prosjektets tilbud til oppvekst tok dette på alvor. Aktivitetene tok utgangspunkt i tjenester som ønsker å involveres på ulike måter. Ved hjelp av erfaringer, informasjonsspredning og et etter hvert godt rykte ønsket stadig flere å samarbeide med prosjektet om ulike involverende prosesser. Prosjektleder arbeidet målrettet og bevisst med relasjoner og nettverksbygging og var opptatt av å bli oppfattet som en ressurs; positiv, ydmyk, kompetent og fleksibel. I evaluering underveis og ved prosjektets slutt fremstår dette som en av suksessfaktorene.

Forankringen i ledelsen i oppvekst har også vært avgjørende i forhold til prosjektets leveranser. Satsingen var i aller høyeste grad en villet retning. I særlig først fase av prosjektet løftet ledelsen frem prosjektet i mange sammenhenger; i interne nyhetsbrev, i samlinger med alle ansatte i oppvekst, kommunens ledelse og andre møter og samlinger.

På ulikt vis har vi testet ut måter å innhente innbyggernes stemmer på. Vi startet opp med «Gjestebud» som metode. Sammen med innbyggere tilpasset vi metoden til lokale behov. Innbyggerne som engasjerte seg gav tilbakemeldinger om at kommunen måtte ta større ansvar en hva som er tilfelle i gjestebud, der noen nøkkelpersoner får en oppgave av kommunen og inviterer eget nettverk til sitt hjem. De snakker sammen og svarer opp det kommunen lurer på. På oppfordring fra innbyggerne tok kommunen ansvar for lokale, enkel bevertning og rekruttering. «Vi har ikke så stort nettverk, og det passer ikke å ha det hjemme på kveldstid», var begrunnelsen til flere. Ettersom metoden var endret, så endret vi navnet til «innbyggerråd». Vi testet ut flere lokaler og ulik form for enkel bevertning. Ost og kjeks ble forsøkt i en av samlingene, men når man samler mennesker som ikke kjenner hverandre var det ikke mye som ble spist. Anbefalingen er bakst, frukt og litt sjokolade. Kaffe, te og brus, særlig når det er yngre deltakere med. Rekruttering til kveldsmøter er en utfordring, mange har ikke tid eller mulighet til å komme, men gjennom prosjektperioden har det vært en rekke innbyggere som har deltatt og gitt sine innspill på ulike tema. Innbyggerrådene har hatt ulike tema, og vært innledet av en fagperson. Så har innbyggerne gitt sine innspill gjennom kreative og inkluderende metoder innledet av trygghetsskapende og energigivende aktiviteter. Samtalen har vært et viktig element i dette.  En av deltakerne var overrasket over innholdet i innbyggerrådet og sa «Jeg trodde dette skulle være et helt vanlig kommunalt innbyggermøte der vi skulle sitte på rekke bak pulter, få informasjon og kanskje mulighet til å si noe de siste fem minuttene, men dette var noe helt annet». I innbyggermøtene som vi ofte legger til skoler og personalrom, sitter deltakerne i sirkler og sofaer hvis det er der.

Mange innspill på ulike tema er gitt. Oppsummeringene er sendt videre til de som har bedt som innspill og andre som kan ha nytte av de. Det som har gått igjen, på tvers av tema er tilbakemeldinger om at kommunen og tjenestene er lite tilgjengelige. Mange vet ikke hva kommunen tilbyr, og det er ikke lett å finne frem. Videre opplever mange at det er litt tilfeldig hvem de møter og hvilken hjelp de får. Tilbakemeldingene handler også om at kommunen oppleves som byråkratisk og at samarbeidet på tvers av tjenester og sektorer kunne vært bedre. På bakgrunn av dette har Oppvekst avgjort at det skal opprettes en tjeneste, med lav terskel og en dør inn. I denne tjenesten skal innbyggerens ønsker og behov være utgangspunkt for hjelpen, og ekspertene skal være de som møter dem.

En av oppfordringene fra noen innbyggere er at kommunen må reise ut der innbyggerne er, som på skolen, arbeidsplassen eller andre steder der grupper er samlet. Får å nå flere ble de fysiske møtene supplert med mulighet for å svare på digitalt skjema. Gjennom ulike tema har vi fått mange svar, men har erfart at å nå ut til alle med muligheten for å gi innspill er krevende. Vi har benyttet kommunens hjemmeside og facebook. Inspirert av barneverntjenesten som har faste medvirkningsgrupper som møtes regelmessig og gir råd til egen tjeneste, opprettet prosjektet en tilsvarende gruppe som har gitt råd til andre tjenester. I denne gruppen er flere tjenester representert med faste medlemmer, noe som sikrer forankring og bærekraft når prosjektperioden er over.

Prosjektet har også hatt et samarbeid med to barnehager om tema «helsefremmende barnehager». Denne satsingen hadde en egen delprosjektleder, som sluttet i sin stilling i kommunen i prosjektperioden og gikk dermed ut av prosjektet. Vedkommende, med god kompetanse på barnehager, ble ikke erstattet. Prosjektleder fikk ansvaret, og sammen med barnehagene har vi hatt en prosess på hva som ligger i helsefremmede barnehager. Konklusjonen på spørsmålet ble at det er noen kjennetegn, men at helsefremmende barnehager skapes sammen med de som til enhver tid er tilknyttet barnehagene, barna, foresatte og de ansatte. Verktøy og metoder for medvirkning ble kartlagt i både disse barnehagene, men også i en prosess der styrere fra alle kommunale og private barnehager deltok.

Kommunedirektøren uttrykte i intervjuet til denne evalueringen et ønske om at metoder og verktøy for involvering også burde ut til skolene. Prosjektet har hatt ansvar for elevrådskonferansene. Ved oppstart lå det en rutine for dette, med en konferanse for de eldste trinnene på våren. Det var ingen fast agenda, men representanter fra kommunen fylte dagen med ulike innlegg og prosesser tilpasset barna. Som ansvarlig for konferansene ble det etablert et samarbeid med folkehelserådgiver i Vestfold og Telemark fylkeskommune. Vedkommende hadde meget god kompetanse på ungdomsmedvirkning og ansvar for en satsing mot elevrådene på videregående skoler. Bakgrunnen for satsingen var at medvirkning er en øvelse i å delta, og jo mer man blir spurt desto mer engasjert og deltakende blir man. Sammen med rådgiveren fra fylket, elevene og kontaktlærere for elevrådene utviklet vi et årshjul med to konferanser på høsten, en for barneskoler og en for ungdomsskoler. I konferansene var det lagt opp med trygge, inkluderende og kreative metoder for medvirkning. Deltakelse og erfaring er viktig når man skal lære om demokratiske prosesser. Elevene reflekterte rundt tillitsvervet, hva som var motivasjonen for å stille til valg og de ønsket å oppnå. Videre fikk de økt kunnskap om den formelle strukturen for elevdemokrati i Færder, fra klasserom, via elevråd til ungdomsråd og videre til ordføreren. I andre del av konferansen fikk elevene et oppdrag fra kommunedirektøren, med tilhørende kjøreplan. Gjennom modellering og erfaring fikk elevene kjennskap til de verktøy og metoder som var beskrevet i planen. De svarte opp oppdraget i samlingen. Deltakerne fikk så med seg kjøreplan og utstyr tilbake til skolene. Der kunne benytte seg av kjøreplanen i klassene og samle innspill fra mange elever, samtidig som de unge også fikk økt kompetanse på demokratiske metoder. Oppfølgende konferanser vil bli arrangert våren i samme skoleår. Der skal elevrådene ved hver skole presentere sine svar fra sine skoler. I samtaler med elever og kontaktlærere fra elevrådene har årshjulet blitt utvidet med flere aktiviteter. Dette krever ressurser, noe det er knapphet av både i skolen og i administrasjonen. Det blir derfor satt opp en evaluering av det nye årshjulet, med spørsmål om hvordan og eventuelt på hvilken måte erfaringene kan tas med videre. Det er stor støtte til at dette er et viktig arbeid, men i en presset hverdag må også gode tiltak og erfaringer vurderes om det kan videreføres.

Et annet tiltak som handler om ung medvirkning er etableringen av det politiske ungdomsrådet i kommunen. Dette rådet har egen koordinator, er godt etablert og veldrevet siden oppstart. Koordinator har vært opptatt av å legge til rette for trygge, inkluderende prosesser og av å sette de unge i stand til å utføre oppgaven de har påtatt seg på en god måte. Målet er at de skal ha en opplevelse av at deres stemme betyr noe i fellesskapet, og videre at deres mening blir tatt på alvor i kommunestyret.

Det helsefremmende fokuset i prosjektet har vært styrende, og i tillegg til medvirkning har det også vært en satsing på frivillighet blant barn og unge. Å bidra som frivillig eller være mottaker av frivillig arbeid er helsefremmende. Satsingen har hatt egen delprosjektleder, både fordi ambisjonene i prosjektet har vært stort, men også fordi det var ønske om å få knyttet til prosjektet ressurser som arbeider med frivillighet til daglig. Det har vært noen skifter i denne rollen. Grunnen til dette er at de som har fått oppgaven har fått andre stillinger i andre kommuner. Ved oppstart av prosjektet var det ønske om å innføre en app der innbyggere som ønsket noen til å ta frivillige oppdrag kunne registrere det. Andre som ønsket å påta seg et oppdrag kunne gå inn i appen og se hva som var ønsket. Appen heter NyBy og er implementert. En annen av målsettingene var å bringe frivillige oppdrag inn i valgfaget «innsats for andre» på ungdomsskolene. En av ungdomsskolene har vært pilot for dette, og kan vise til gode resultater. Det har vært gode og tilstrekkelige oppdrag som både elever, lærere og ansvarlige for frivillig arbeid i kommunen har vært meget fornøyde med.

Videre var det ønske om å utvikle «Frivillighetsattesten» i Færder. Dette er et diplom som har vært delt ut til videregående elever som kan dokumentere frivillig arbeid. Målet i prosjektet var at også yngre elever skulle få dette tilbudet. Det var også ønske om å arrangere «frivillighetsstander» på ulike skoler. Der lag og foreninger skulle stå på stands, slik at de kunne informere elevene om sitt arbeid. Disse tiltakene har prosjektet ikke kommet i mål med. Pandemien og smitteverntiltakene har stor betydning for dette, samt skiftene av delprosjektledere. Prosjektleder for hele prosjektet hadde ikke kapasitet til å følge dette opp spesielt.